Por su importancia les ofrecemos una serie de preguntas y respuestas sobre la Resolución 47/2020 del Ministerio de Comercio Interior, publicada en Gaceta Oficial No.31 en versión ordinaria.  

Pregunta1. Cuál es el objetivo de la Res 47/2020 del MINCIN?

Respuesta: Establecer el Reglamento con las principales regulaciones en los procesos, actividades y operaciones en la logística de almacenes de las entidades que operan en la economía nacional.

Pregunta 2: Quiénes deben aplicar este reglamento?

Respuesta: El Reglamento resulta de aplicación a todas las entidades (estatales y no estatales) que operen en el territorio nacional, que poseen almacenes o son propietarios de los productos almacenados en instalaciones arrendadas.

Pregunta 3: Por qué es primordial el conocimiento de esta norma regulatoria?

Respuesta: La principal relevancia de esta norma está dada por el proceso de categorización, ya que si el almacén de una entidad no está categorizado no se le otorga el certificado comercial que lo autoriza a operar en la economía.

Pregunta 4: En qué consiste la categorización?

Respuesta: El proceso de categorización es un acto institucional que se ejecuta de forma gratuita, en el cual un almacén puede obtener determinado nivel tecnológico según el cumplimiento de los requisitos.

a)      Primer nivel: Cuando los productos se almacenan en condiciones que garanticen un adecuado control y conservación de los mismos (lo más importante es las condiciones constructivas);

b)      Segundo nivel: Cuando se logra una adecuada organización y funcionamiento del almacén (se tienen en cuenta los requisitos del primer nivel y además se observa una organización optima del local);

c)      Tercer nivel: Cuando se realiza una correcta operación del almacén con enfoque al cliente y constituye un almacén de referencia (se complementan los requisitos constructivos, organizativos, funcionales y la documentación); y

d)      Sin categorización: Cuando se incumpla algún requisito en el proceso de evaluación para la categorización del Primer Nivel.

Para que el almacén obtenga la condición de segundo y tercer niveles tecnológicos, es indispensable que cumpla los requisitos del nivel que lo precede. De detectarse evidencia de descontrol de los inventarios en los almacenes, que constituyen causas y condiciones para la ocurrencia de hechos extraordinarios, se retira la certificación de categorización que posean los mismos.

Pregunta 5:  A dónde dirigirme para categorizar mis almacenes?

Respuesta: Las entidades solicitan a las Direcciones Estatales de Comercio de los territorios los almacenes a categorizar, de acuerdo con el modelo que se establece en el Anexo II, “De la Solicitud de Categorización del Almacén” que se adjunta, acompañada de carta donde se explica el cumplimiento de los requisitos para el nivel tecnológico que se opta.

Pregunta 6:  Cuál es el periodo de vigencia del certificado de categorización?

Respuesta: El certificado tiene un periodo de validez por tres años a partir de la fecha de emisión y el mismo se sitúa en el almacén en un lugar visible.

Pregunta 7:  Las instalaciones arrendadas también se categorizan?

Respuesta: Si, las entidades arrendadas se categorizan, las entidades propietarias de los almacenes en los cuales se brinda el servicio de “cliente depositario” tienen la responsabilidad de elaborar y mantener en buen estado de conservación el Expediente Logístico, en lo adelante “EXPELOG”. Para la categorización de los almacenes arrendados, la Comisión realiza la evaluación de los mismos con la presencia de las entidades arrendadoras y arrendatarias.

En la resolución se establecen las responsabilidades de ambas partes en el proceso de la categorización, no obstante, los intereses sobre esto, son pactados en los contratos que se firmen entre las partes implicadas.

Pregunta 7:  Qué sucede si tengo todos mis almacenes certificados?

Respuesta: En este caso la entidad puede SOLICITAR la condición de “Logística de Almacenes CERTIFICADA I, II y III”, pueden perder esta condición si alguno de sus almacenes se le retira la categorización.

1. Las direcciones estatales de Comercio son responsables de evaluar y otorgar la condición de “Logística de Almacenes Certificada I, II y III” a las bases de almacenes y entidades provinciales que tengan todos sus almacenes categorizados en un nivel tecnológico pueden perder esta condición si alguno de sus almacenes se le retira la categorización.
2. Para las entidades nacionales la obtención de la condición de “Logística de Almacenes Certificada I, II, III”, se otorga por el Director de Logística de Almacenes, cuando todos sus almacenes estén categorizados.
3. Para las organizaciones superiores de dirección empresarial la obtención de la condición de “Logística de Almacenes Certificada I, II, III”, se otorga por el Viceministro que atiende la actividad del Organismo, cuando todas las empresas subordinadas a las mismas obtengan dicha condición.

Pregunta 8:  Puede una entidad autocategorizarse?

Respuesta: Los organismos de la Administración Central del Estado, organizaciones superiores de Dirección Empresarial y demás entidades nacionales que hayan logrado significativos avances en la logística de almacenes, pueden solicitar a la Dirección de Logística de Almacenes de este Organismo, la autorización de la autocategorización, para su valoración y su posterior aprobación por la Ministra de Comercio Interior.

Pregunta 9:  Qué es el EXPELOG?

Respuesta: “El “EXPELOG” o expediente logístico, no es más que el documento primario que se revisa en el almacén para la categorización. Constituye un medio para facilitar y proporcionar las herramientas de trabajo en función del control de la actividad de logística en cada instalación; su elaboración y utilización son obligatorias en todos los almacenes de la economía nacional.

Pregunta 10:  Qué contiene el EXPELOG?

Respuesta:        Información básica sobre el almacén; distribución en planta potencial; parámetros técnicos del almacén; estado constructivo del mismo; sistema de iluminación y ventilación;     inventario de los equipos de manipulación e izaje; documentos normativos vigentes; y sistema de seguridad y protección.